Pokja untuk Efektivitas Proses ke PPK BLUD

Bermacam usaha dan langkah yang ditempuh oleh rumah sakit daerah dalam rangka menerapkan aturan tentang Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK BLUD). Mengirim staf ke pelatihan-pelatihan terkait, mengundang narasumber, hingga meng-hired konsultan untuk membantu persiapan penerapan aturan tersebut, adalah yang paling umum dilakukan. Apapun bentuk kegiatannya, yang terpenting adalah terjadi peningkatan kompetensi pada RSUD yang bersangkutan. Kompetensi meliputi komponen knowledge, skill, dan attitude. Jadi, tidak sekedar “ganti baju” dari swadana/non swadana/SKPD biasa ke BLUD.

Dari pengalaman PMPK FK UGM dalam mendampingi persiapan RSUD-RSUD menuju penerapan PPK BLUD, cara paling efektif adalah dengan membentuk Pokja (kelompok kerja). Selain sebagai conterpart antara RS dengan pihak-pihak luar yang membantu proses, Pokja ini juga akan menjadi media pembelajaran RS pada umumnya, dan khususnya individu yang terlibat, mengenai apa dan bagaimana BLUD itu. Pemahaman yang lebih baik akan meningkatkan efektivitas proses, karena setiap orang yang paham dan terlibat berpotensi menjadi internal agent of change di RS. 

Pokja apa saja yang diperlukan? Siapa saja yang perlu dilibatkan sebagai anggota Pokja? Berapa banyak anggota tim itu seharusnya?

Well, tentu saja semua ini tergantung pada kondisi dan kebutuhan RS. Sedapat mungkin 1 pokja konsentrasi untuk menyelesaikan 1 tugas, misalnya menyusun 1 dokumen syarat administratif BLUD. Ini untuk memaksimalkan proses pembelajaran, menghindari tumpukan tugas yang tidak jelas serta kesulitan dalam manajemen waktu. Yang perlu dilibatkan adalah mereka yang memiliki kompetensi yang diperlukan. Seringkali RS mengangkat anggota Pokja berdasarkan posisi atau jabatan, dimana hal ini justru banyak menghambat kinerja Pokja jika anggota yang bersangkutan tidak memiliki ketertarikan atau keterampilan yang diperlukan. Tentu saja jumlah anggotanya disesuaikan dengan beban kerja. Namun rata-rata 4-7 orang adalah jumlah yang ideal. Lebih dari itu akan terjadi pemborosan tenaga, padahal mengelola banyak orang juga tidak mudah. Kurang dari 4 akan menjadi beban yang berat bagi Pokja, terutama jika bobot tugasnya cukup berat.

Sebagai ilustrasi, berikut ini adalah komposisi Pokja yang bisa dibentuk oleh RS.                

1. Pokja SPM

1. Koordinator Pokja: Bidang Pelayanan (atau siapa saja yang dianggap punya kompetensi untuk memimpin tim)
2. Anggotanya terdiri dari perwakilan dari setiap unit pelayanan yang ada di RS

 

2. Pokja RSB

1. Koordinator Pokja: Bidang Perencanaan
2. Anggotanya:

       i.      Perwakilan dari staf medis/komite medik (yg memiliki visi ttg pengembangan produk pelayanan klinik RS)

        ii.       Rekam Medis

         iii.      Bagian Keuangan

          iv.      2 orang staf pendukung (entri data dan menulis laporan)

           v.      Direktur RS

3. Pokja Tata Kelola:

1. Koordinator: Bagian Kepegawaian, atau Bagian TU, atau Sekretariat
2. Anggota:

      i.      Kepegawaian/TU/Sekretariat (salah satu, bila tidak ditunjuk jadi koordinator)

       ii.      Komite Medis

        iii.      Perwakilan dari staf medis fungsional

         iv.      Direktur RS

4. Pokja Laporan Keuangan Pokok:

1. Koordinator: Kabag Keuangan
2. Anggota: Staf Keuangan

 

Kualitas proses persiapan akan mempengaruhi kualitas “mental” rumah sakit dalam menghadapi berbagai konsekuensi yang muncul dengan menerapkan PPK BLUD. Salah satu contoh RS yang berhasil membentuk Pokja yang berkinerja baik adalah RSUD Meuraxa, milik Pemerintah Kota Banda Aceh. Meskipun tidak seluruh anggota pokja secara proaktif memberikan kontribusi yang maksimal, namun kepemimpinan para koordinator cukup efektif untuk mendorong Pokja untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Setelah RS ini ditetapkan sebagai BLUD pada 22 Desember 2009, Pokja-pokja yang ada masih tetap aktif untuk melanjutkan proses pasca penetapan, yaitu membangun berbagai sistem operasional yang diperlukan. Ini menunjukkan bahwa telah terjadi peningkatan peran dari Pokja “biasa” menjadi “agent of change” di RSUD Meuraxa.